活動策劃是一項復(fù)雜的工作，其不僅要有目的、有計劃、有步驟地組織人員參與會議，還要保證會議活動流程高效率進(jìn)行，完成會議議題討論。一般來說，會議活動策劃包括4個階段，分別調(diào)研、設(shè)計、協(xié)調(diào)與評價。那么，具體應(yīng)該注意哪些地方呢？
▲貝殼公司動員大會活動現(xiàn)場
1、調(diào)研階段
俗話說，沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，不僅是會議活動，任何活動的策劃都必須先進(jìn)行調(diào)研。調(diào)研的內(nèi)容包括國家關(guān)于此類型活動的法律法規(guī)、議題的選擇、公眾關(guān)注點(diǎn)、活動的時間及地點(diǎn)是否適宜等。
在調(diào)研階段還可以將會議的主要議題確定下來，并將其作為會議活動的核心與重點(diǎn)，在之后的策劃中要處處突出此議題，這樣的會議活動策劃更具統(tǒng)一性。
2、設(shè)計階段
調(diào)研階段準(zhǔn)備的越充分，設(shè)計階段的工作也就越輕松，因為這個階段主要是分析總結(jié)調(diào)研的結(jié)果，并加入靈感與創(chuàng)意，對整個會議活動進(jìn)行設(shè)計，包括流程、會場布置等。常用的方法有頭腦風(fēng)暴法、垂直思考法、水平思考法等，要注意集思廣益，不能隨便否決其他人的建議。對于合適的創(chuàng)意，還可以運(yùn)用5W1H的方法進(jìn)行提問，使這些創(chuàng)意能夠與會議活動的主題目標(biāo)達(dá)到一致性。
當(dāng)然，創(chuàng)意還需要具有可行性，這也是需要提前評估的，比如資源是否可行，包括政治資源、人力資源、財務(wù)資源等等。
▲大型晚會活動
3、協(xié)調(diào)階段
在會議活動策劃中，需要協(xié)調(diào)的因素很多，包括場地、人員、時間協(xié)調(diào)等。尤其是在大型會議活動策劃中，需要協(xié)調(diào)的就更多了，這就需要策劃人保持良好的心態(tài)，以積極的態(tài)度去協(xié)調(diào)各類因素。
4、評估階段
這是會議活動策劃的最后一個階段，一般是在活動結(jié)束后，還要運(yùn)用調(diào)查或者電話回訪等方式，了解參會者、策劃人等角色對會議活動的看法。如果時間充足，還可以開一個復(fù)盤會議。及時總結(jié)不足、吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，才能不斷提升會議活動策劃的能力，為下一次活動策劃做準(zhǔn)備。
（文章作者：鄧興）
