寫在最前
這次疫情開始，很多的會議都轉(zhuǎn)到了線上，不管是騰訊會議還是ZOOM，用戶都呈幾何倍數(shù)增長，面對越來越多的線上會議，我們如何提高線上會議效率呢？
▲CGF中國日部分嘉賓以線上會議形式參與
一、會前做多的準備
線上會議的難度其實比線下會議還要大，因為離開了面對面的約束，人們還沒有養(yǎng)成線上溝通的習慣，這個時候需要我們在會前做更多的準備。準備的內(nèi)容包括基礎(chǔ)的時間、會議平臺、參會人物、議題和流程。尤其需要提前準備的是會議主題以及會前發(fā)放的資料，線上會議和線下會議不同，線下的會議人已經(jīng)坐在這里了，哪怕議題不清晰，礙著面子也要聽你講完。但是線上的會議如果議題不清晰，會影響參會者體驗和線上會議效率。除此之外，相關(guān)的材料要提前下發(fā)，每個人都要明確材料的內(nèi)容以及自己思考的解決方案，要帶著方案來，而不是會議開始才去琢磨。除了流程和材料，還需要做減法，議題最好不要超過三個，最好是一事一議，會前內(nèi)容的設(shè)計如果不夠精煉，那么冗長的會議是無法避免的。會前主持人要提前設(shè)定好發(fā)言的順序，避免出現(xiàn)“安靜時刻”。不然等到會議開始，采用點名的方式督促發(fā)言，既不利于會議的推進，又會影響與會人員的感受。會議除了安排主持人之外，還要提前安排記錄員，去記錄會議當中大家提出的要點。
▲線上會議形式
二、會議進行中的要點
1.與會者
會議已經(jīng)開始之后，如果條件允許，與會者最好全程打開語音和視頻，這樣做是效果最好的，因為可以最大限度彌補不能見面所帶來的虛擬感。假如有人提出自己不方便語音和視頻，可以適度允許TA關(guān)閉。但是說實話，這樣的參與者一般情況下參與的效果都不會太理想，要么是環(huán)境比較嘈雜，要么是根本不在工作狀態(tài)。
2.發(fā)言人
發(fā)言的人要假想攝像頭對面是有人的，如果你實在想象不了，建議你在攝像頭前面放一張照片，或者擺幾個玩偶都行。發(fā)言人攝像頭的角度要與眼睛持平，攝像頭的角度如果低于眼睛，會把人照出雙下巴和大鼻孔，高于眼睛又會顯得人比較矮，所以最合適的是攝像頭與眼睛持平。而且發(fā)言的時候講話者需要雙眼注視攝像頭，而不是自己的電腦屏幕，這樣能夠讓其他的與會者有更加真實的交流感。在穿著上要以簡單為宜，減少配飾，和言談上，講話過程當中也要去減少自己的小動作，以免讓其他參加者分神。
3.組織者
主持人或者發(fā)言者每講一段時間，要與參與者確認是否有聽到，這個事情非常重要。因為在線的會議經(jīng)常會面臨某些人網(wǎng)絡(luò)不好的情況。如果不去做確認，很有可能有成員漏聽了相應(yīng)重要的信息，建議最多5分鐘就要確認一次。當詢問到與會者意見的時候，需要要求沒有意見的伙伴回復“沒意見”，而不是沉默。在會議當中記錄員要及時記錄發(fā)言人的要點，并且在平臺上進行公布，和發(fā)言人核對之后再去整理最后的會議紀要。這樣這樣的做法既可讓發(fā)言人覺得自己的觀點受到了重視，同時及時核對，也避免了出現(xiàn)任何的理解性錯誤。當會議過程當中出現(xiàn)滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以用提問的方式進行打斷。當然了，如果在會議之前規(guī)定好每個人的發(fā)言時間最長不能超過多久，也是一個不錯的選擇。
三、會后落實執(zhí)行
在會議結(jié)束之后，能否落實執(zhí)行才是衡量會議是否有效的唯一標準。這個時候就需要記錄員在會后做好資料整理，將整個會議過程當中的決議以及分工執(zhí)行的細節(jié)做成甘特圖，寫明每一個人什么時間什么節(jié)點提交的工作成果是什么。這里可以采用的工具是石墨文檔——多人共享編輯同一個文檔，不受限于其他人的進度。會后要安排“督戰(zhàn)官”依據(jù)時間節(jié)點，提前去去跟進尚未主動提交進度的成員，以確保任務(wù)的完成。在這個過程當中，總負責要及時的在群里面公布哪些人已經(jīng)完成了相應(yīng)的任務(wù)，這樣一方面表揚了已經(jīng)完成的同事，另外一方面，也是對那些尚未完成的小伙伴的一種敦促。
▲會議決議執(zhí)行甘特圖
▲共享編輯工具——石墨文檔
尾聲
最后想說，線上辦公的趨勢，哪怕不經(jīng)過疫情，也是無法阻擋的趨勢，畢竟這樣節(jié)省了大量的人力物力，提升了辦公的效率。線上會議注意事項總結(jié)起來三句話，會議前更多準備，會中把控注意，會后抓落地。疫情對各行各業(yè)都是一場考驗，凡是殺不死我們的，終將讓我們變得更加強大。當危機來臨，我們有能力讓自己變得更好，一起加油！
（文章作者：鄧興）
